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Public Lottery

Enrollment Procedures and Lottery Information

 

RULES FOR ENROLLMENT

  • All application materials must be hand-delivered to James Jordan Middle School 7911 Winnetka Ave., Winnetka, CA 91306 between the hours of 8:30 am and 4:00 pm or any additional hours indicated on the cover page of this packet.  
  • The person submitting the application must either be the parent or guardian of the applicant child or carry a signed written statement from the parent or guardian designating a person over the age of 18 as being the authorized agent to submit the materials on behalf of the parent or guardian.
  • Only complete applications will be accepted.  Any missing materials and the application will not be accepted. You should plan to spend one hour on campus to complete the application check-in.
  • The JJMS staff member who receives the completed application shall, in the presence of the applicant, timestamp the document and give the parent/guardian/agent a time-stamped receipt which shall show the name of the staff person who accepted the application materials.   The parent/guardian/agent shall keep this receipt in case there is any dispute about whether or not the materials were received before the enrollment deadline.

 

After submitting the application, the contact information such as phone number or address may change.  The parent/guardian of the applicant is responsible for filling out and submitting a change of contact information form and having it time stamped and receipted by a member of the JJMS staff.

  • By the enrollment deadline (Feb. 15 & March 15, 2017, @ 4 pm), the administration of JJMS shall publish on the front gate and on the school website how many spaces are available for each grade level.
  • If on the day of the enrollment deadline (Feb. 15 & March 15, 2017, @ 4 pm), the number of applicants exceeds the number of available seats for any particular grade, a random public lottery, must be held (Lottery scheduled for Feb. 18 & March 18, 2017, @ 9 am).
  • In accordance with exceptions valid under state law, siblings and the children of employees shall be given preference for admission.  This may mean that a sibling or employee's child is admitted ahead of any other candidate on any established waiting list.

 

LOTTERY PROCEDURES:

  1. At the time of the lottery (Saturday, Feb. 18 & March 18, 2017, @ 9 am), the sheet called "Lottery Application" from each enrollment packet will be placed in a box.  As each form is placed in the box, it will be checked against the receipt book.  This process will guarantee that all the applicants have been included in the appropriate lottery box.
  2. The school will publish the date, time and location of any public lottery that is required. The 2017 lottery is scheduled for Feb. 18 & March 18, 2017, @ 9 am at James Jordan Middle School 7911 Winnetka Ave., Winnetka, CA 91306. JJMS will inform all applicants of this information at least 7 calendar days before the lottery date by two methods which may include a flyer/notice mailed to the address given on the application and an automated phone call to the number listed on the application.
  3. During the public lottery, every application will be drawn and numbered in the sight of the audience at the lottery. Parents who choose to attend the lottery will be given a certified copy of their waiting list number at the lottery.
  4. Following the lottery, an automated phone message or a live phone call will be made to the phone number listed on each application.   If there is no answer, two further attempts will be made to call the number during the business day that follows the public lottery.    This message will either offer admission or it will announce that the applicant has been placed on the waiting list.  A record will be kept of these calls including the date, time, number attempted and the staff member placing the call.
  5. If an applicant is told they have been placed on the waiting list, the message will include their waiting list number.  A copy of the waiting list number certification will be mailed to all wait-listed applicants who did not attend the lottery.
  6. Applicants who are offered admission by message or call will have 48 hours to make contact with the school to confirm their acceptance.  At the end of 48 hours, the school will mark the application "Declined" and make an offer to the next student on the waiting list.   
  7. Applicants who are on the waiting list can check the school website and the outside gate of the school for frequent updates regarding which waiting list numbers have been offered admission. The office staff will NOT offer any information regarding any individual’s place on the waiting list over the phone or in person.  Parents/Guardians should not call or drop in to inquire about the waiting list unless they are merely informing the staff that the website information is not accessible or that the information is not posted on the gate.
  8. Any applicant who was accepted before the first day of school must attend the first day during the first period to be officially enrolled.  If a student is absent on the first day for a legally excused reason, the parent/guardian must contact the school before 9:00 am on that first day to confirm that they do plan to attend.  If the applicant cannot prove a legal excuse for absence on the first day of school, JJMS will assume they are declining their offer of admission and the school will offer the space to the next student on the waiting list.



Información de Loteria y procedimientos de inscripción

 

REGLAS PARA LA INSCRIPCIÓN

  • Todos los materiales de solicitud deben ser entregados a James Jordan Middle School 7911 Winnetka Ave., Winnetka, CA 91306 entre las horas de 8:30 y 4:00 o cualquier horas adicionales indicadas en la portada de este paquete.
  • La persona que presenta la aplicación debe ser el padre o tutor del menor solicitante o llevar una declaración escrita firmada por el padre o tutor designa a una persona sobre la edad de 18 años como el agente autorizado para presentar los materiales en nombre del padre o tutor.
  • Se aceptarán sólo aplicaciones completas. Cualquier falta de material y la aplicación no serán aceptadas. Usted debe planear pasar una hora en la escuela para completar el registro de la aplicación.
  • El miembro de personal que reciba la solicitud completa será en presencia del el padre/tutor/agente y se les pondrá un sello en la aplicación con la ora que fue entregada la solicitud. También se les dará un recibo con la hora y  el nombre de la persona que aceptó los materiales de aplicación. El padre/tutor/agente mantendrá este recibo en caso de cualquier disputa acerca de si los materiales fueron recibidos antes del plazo de inscripción.

 

Después de presentar la solicitud, la información de contacto como número de teléfono o dirección puede cambiar. Los padres/tutores del solicitante son responsables de completar y presentar un cambio de forma de la información de contacto y será sellado con la ora por un miembro del personal de JJMS.

  • En el plazo de inscripción (15 de febrero y 15 de marzo, 2017 a las 4:00p.m.), la administración de JJMS publicará en la puerta principal y en el sitio web de la escuela cuántos espacios están disponibles para cada nivel de grado.
  • Si en el día de fecha límite de inscripción (15 de febrero y 15 de marzo, 2017 a las 4:00p.m), el número de solicitantes excede el número de los asientos para cualquier grado particular, una lotería pública tomara acabo, (lotería programada para el 18 de febrero y 18 de marzo, 2017 a las 9:00 am).
  • Si James Jordan Middle School recibe un mayor número de aplicaciones que hay espacios para los estudiantes en la fecha de la fecha límite de inscripción públicamente publicada, en cuyo caso cada aplicación se da igual oportunidad de admisión a través de un proceso público de sorteo público. Según excepciones válidas bajo la ley estatal, hermanos y los hijos de los empleados se les dará preferencia de admisión. Esto puede significar que un hermano o hijo de un empleado sea admitido por delante de cualquier otro candidato en cualquier lista de espera establecida.

 

PROCEDIMIENTOS DE LOTERÍA:

  1.     En el momento de la lotería (sábado 18 de febrero y 18 de marzo, 2017 a las 9:00 am), la hoja llamada "Aplicación de lotería" de cada paquete de inscripción se colocará en una caja. Como cada formulario se coloca en la caja, se verificará contra el libro de recibo. Este proceso garantiza que todos los solicitantes han sido incluidos en el caja de lotería correspondiente.
  2.     La escuela publicará la fecha, hora y ubicación de cualquier lotería pública que se requiera. La lotería de 2017 está programada para el Feb. 18  y marzo 18 de 2017 a las 9 a.m. en James Jordan Middle School 7911 Winnetka Ave., Winnetka, CA 91306. Se informará a todos los solicitantes de esta información por lo menos 7 días antes de la fecha de lotería mediante dos métodos que incluyen un folleto/aviso enviado por correo a la dirección indicada en la aplicación y una llamada telefónica automatizada al número que aparece en la aplicación.
  3.     Durante la lotería pública, cada solicitud será dibujado y numerada en la vista del público en la lotería. Los padres que decidan participar en la lotería se les dará una copia certificada de su número de lista de espera en la lotería.
  4.     Siguiente de la lotería, se realizará un mensaje telefónico automatizado o una llamada telefónica al número de teléfono indicado en cada aplicación. Si no hay respuesta, para llamar al número durante el día laborable que sigue la lotería pública se realizará dos intentos más. Este mensaje tampoco ofrecerá admisión o anunciará que el solicitante ha sido colocado en la lista de espera. Se mantendrá un registro de estas llamadas, incluyendo la fecha, hora, número de intentos y el miembro del personal de la llamada.
  5.     Si un solicitante se le dice que se han colocado en la lista de espera, el mensaje incluirá su número de lista de espera. Una copia de la certificación número de lista de espera será enviada a todos los solicitantes en lista de espera que no asistió a la lotería.
  6.     Los solicitantes que ofrecen admisión por mensaje o llamada tendrán 48 horas para hacer contacto con la escuela para confirmar su aceptación. Al final de 48 horas, la escuela marcará la aplicación "Rechazada" y hacer una oferta al próximo estudiante en lista de espera.  
  7.     Los solicitantes que están en lista de espera pueden consultar el sitio web de la escuela y la puerta exterior de la escuela para actualizaciones frecuentes respecto a qué lista de espera números han ofrecido admisión. El personal de oficina no ofrecerá ningún dato referente a cualquier lugar de las personas en lista de espera por teléfono o en persona. Los padres/tutores no deben de llamar o entrar a investigar sobre la lista de espera, a menos que ellos simplemente están informando al personal que la información del sitio web no es accesible o que la información no está publicada en la puerta.

8. Cualquier solicitante que fue aceptado antes del primer día de escuela debe asistir el primer  día durante el primer periodo de ser oficialmente inscritos. Si un estudiante está ausente en el primer día por una razón legalmente justificada, el padre/tutor debe comunicarse con la escuela antes de las 9:00 am el primer día para confirmar que planean asistir. Si el solicitante no puede demostrar una comprobante legal por ausencia en el primer día de escuela, JJMS asumirá están disminuyendo su oferta de admisión y la escuela ofrecerá el espacio al próximo estudiante en lista de espera.